Qualquer formulário que recolha dados pessoais de residentes na União Europeia está sujeito ao RGPD — incluindo formulários de subscrição de newsletter, pedidos de contacto, registos de conta e inscrições em eventos. Em Portugal, a entidade fiscalizadora é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), que pode aplicar coimas até 20 milhões de euros por incumprimento.
Requisitos legais para formulários de captura de dados
Base legal claramente identificada: Para marketing por email, a base legal é geralmente o consentimento. Para formulários de contacto ou orçamento, pode ser a execução de um contrato ou o legítimo interesse. A base legal deve estar documentada e disponível para consulta.
Informação sobre o tratamento de dados: O utilizador deve saber antes de submeter: quem trata os dados (nome e contacto do responsável), para que finalidade, durante quanto tempo serão conservados, e quais os seus direitos (acesso, retificação, apagamento, portabilidade, oposição).
Consentimento específico, livre e inequívoco: Para marketing, o consentimento deve ser um ato afirmativo claro — uma caixa desmarcada por defeito que o utilizador assinala voluntariamente. "Ao submeter este formulário, aceita receber comunicações de marketing" não é consentimento válido.
Ligação à Política de Privacidade: Deve estar visível no formulário, antes da submissão. A Política de Privacidade deve estar atualizada e acessível publicamente.
Registo de consentimento: Deve guardar prova de quando e como o consentimento foi obtido — incluindo data, hora, IP do utilizador e versão do formulário exibida. O Mailpro regista automaticamente esta informação para cada subscritor.
O que NÃO fazer (erros comuns em Portugal)
Caixas de consentimento pré-assinaladas (inválido ao abrigo do RGPD). Consentimento agrupado com aceitação de termos e condições (cada finalidade de tratamento requer consentimento separado). Falta de opção de cancelamento em todos os emails enviados. Não registar o histórico de consentimento e cancelamentos. Transferir dados para fornecedores fora da UE sem as garantias adequadas.
Formulários em conformidade com o Mailpro
O construtor de formulários do Mailpro inclui automaticamente os elementos de conformidade RGPD: checkbox de consentimento configurável, ligação à Política de Privacidade, confirmação por email (opt-in duplo), registo de timestamp e IP de consentimento, e gestão automática de cancelamentos com histórico auditável. Disponível na funcionalidade de confirmação dupla.
Ver também: Criar Formulário de Subscrição, RGPD e Email Marketing, CRM