Solicitação de viagem a trabalho

Com este modelo de solicitação de viagem a trabalho, o colaborador informa para onde vai, quando e por quê, antes de qualquer reserva. O gestor aprova, e a pessoa responsável pelas reservas recebe todas as informações de uma só vez.

Para que serve esta requisição de viagem?

Ela organiza o caminho entre o pedido e a reserva. Em quatro páginas curtas, o viajante indica o destino, o motivo, as datas de ida e volta, o meio de transporte principal (avião, trem, carro da empresa ou carro próprio) e o ponto de partida. Se precisar de hotel, informa o número de noites e o bairro desejado. O orçamento estimado e o e-mail do gestor que aprova fecham o pedido. Assim, ninguém compra uma passagem sem autorização e ninguém precisa perguntar duas vezes a preferência de assento. Toda solicitação de viagem a trabalho segue o mesmo caminho.

Para quem?

• Empresas cujas equipes viajam para clientes, obras ou feiras
• Assistentes e secretárias executivas que cuidam das reservas
• Departamentos financeiros que controlam o orçamento de viagens
• Universidades e institutos de pesquisa que enviam pesquisadores a congressos

Como adaptar no Mailpro

Edite as perguntas e os textos para refletir sua política de viagens: acrescente o centro de custo, retire o trem se ele não fizer sentido na sua região ou peça o programa de fidelidade da companhia aérea. Graças às perguntas condicionais, as perguntas sobre hospedagem só aparecem para quem marca que precisa de hotel. Coloque seu logotipo e suas cores e compartilhe o formulário de solicitação de viagem por link na intranet, por QR code ou em uma newsletter Mailpro interna. Cada pedido chega no Mailpro com todas as respostas.

Dicas

• Peça o envio com antecedência: passagens compradas em cima da hora costumam custar mais.
• Lembre na introdução os limites de diária e de categoria de hotel da empresa.
• Use o campo de observações para necessidades específicas, como acessibilidade ou chegada tarde ao hotel.
• Faça deste modelo de solicitação de viagem o ponto único de entrada: pedidos por mensagem ficam fora do fluxo.

Perguntas frequentes

Como o gestor fica sabendo do pedido?

O e-mail do gestor está no formulário: quem recebe as respostas no Mailpro pode transmitir o pedido a ele para aprovação, antes de fazer as reservas.

Posso usar o formulário para viagens internacionais?

Sim. Basta acrescentar as perguntas de que você precisa, como a necessidade de visto ou de seguro-viagem, e ajustar a lista de meios de transporte.

As perguntas deste modelo

Sua viagem

1. Viajante
2. Destino
3. Motivo da viagem
4. Data de ida
5. Data de volta

Transporte

1. Meio de transporte principal
   Avião · Trem · Carro da empresa · Carro próprio
2. Cidade ou aeroporto de partida
3. Preferência de assento
   Janela · Corredor · Sem preferência

Hospedagem

1. Você precisa de hotel?
   Não · Sim
2. Número de noites
3. Bairro ou endereço próximo

Aprovação

1. Orçamento estimado
2. E-mail do gestor que aprova
3. Observações