E-mails de horário e encerramento nas festas: modelos para avisar os clientes

Modelos de e-mail de horário de festas: o que enviar, quando e onde

Um e-mail de horário de festas diz aos clientes exatamente quando você fecha, o que continua funcionando enquanto você está fora e quando reabre. Os seis modelos abaixo cobrem os casos de que quase toda empresa precisa no fim do ano: horário da loja alterado, encerramento completo do escritório, atendimento reduzido, pausa de envios e processamento de encomendas, resposta automática de ausência e um SMS curto. Copie-os, preencha os campos entre colchetes e envie o primeiro aviso duas a três semanas antes de fechar.

Este guia trata do aviso prático, não da mensagem de boas festas. Cada modelo termina com uma única frase de despedida simpática, e mais nada.

Pontos-chave

• Todo aviso de encerramento precisa de cinco informações: datas exatas com o dia da semana, o que fecha, o último dia para encomendar ou marcar, um contato para urgências, e a data e hora de reabertura.
• Envie o primeiro e-mail 2–3 semanas antes do encerramento, um lembrete cerca de uma semana antes e um SMS na véspera para clientes com encomendas ou marcações pendentes.
• Ative a resposta automática nas caixas partilhadas (suporte@, info@, encomendas@), não só nas pessoais.
• O e-mail é só um canal: no mesmo dia, atualize também o banner do site, o horário especial do Perfil da Empresa no Google, o correio de voz e as páginas de pagamento.
• Mantenha o aviso informativo. Assim que acrescenta uma promoção, ele passa a ser um e-mail comercial e as regras habituais de consentimento se aplicam.

O que deve ter um e-mail de encerramento para as festas de fim de ano?

Um e-mail de encerramento deve responder às perguntas que, de outra forma, os clientes enviariam. Se faltar um destes pontos, a pergunta vai chegar à sua caixa de entrada no dia 23 de dezembro:

1. Datas exatas, com o dia da semana. «Encerrados de quinta-feira, 24 de dezembro, a sexta-feira, 1 de janeiro» é melhor do que «fechados nas festas», que cada leitor interpreta à sua maneira.
2. O que fecha e o que não fecha. A loja física pode fechar enquanto a loja online continua a aceitar encomendas; o escritório pode fechar enquanto uma linha de piquete continua ativa.
3. A última data útil. Último dia para encomendar com entrega antes do Natal, última marcação, último dia para enviar documentos.
4. Um contato para urgências. Um e-mail, um link para a central de ajuda ou um número de piquete, e o que conta como urgente.
5. Data e hora de reabertura, com fuso horário, se os seus clientes estão em vários países (algo comum entre Portugal e Brasil).
6. Um assunto que leve as datas. Muita gente só lê o assunto: «Fechados de 24/12 a 1/1, voltamos segunda, 4 de janeiro» funciona mesmo sem abrir o e-mail.

Frases curtas e rótulos claros contam aqui mais do que em qualquer outro e-mail. O nosso guia de microcópia de e-mail explica como escrever rótulos, botões e instruções de uma linha que se entendem num relance.

Quando enviar o aviso de horário de festas?

Envie o primeiro aviso de horário de festas duas a três semanas antes do encerramento e um lembrete cerca de uma semana antes. Se trabalha com marcações ou envia encomendas, acrescente um SMS de última hora. Este é um calendário de exemplo para um encerramento de quinta-feira, 24 de dezembro de 2026, a sexta-feira, 1 de janeiro de 2027, com reabertura na segunda-feira, 4 de janeiro:

O calendário de 2026 tem as suas armadilhas. Em Portugal, a terça-feira, 8 de dezembro (Imaculada Conceição), convida a fazer ponte na segunda, dia 7, e o Natal e o Ano Novo caem ambos numa sexta-feira. No Brasil, 25 de dezembro e 1 de janeiro são feriados nacionais, e 24 e 31 de dezembro costumam ser ponto facultativo a partir da tarde; muitas empresas também tiram férias coletivas entre o Natal e o início de janeiro. Se for o seu caso, diga claramente até quando, em vez de deixar o cliente adivinhar.

Não é preciso estar no escritório para cumprir estas datas. No Mailpro™, o agendamento de envio de e-mails permite preparar o aviso principal e o lembrete de uma só vez e deixá-los sair sozinhos.

Modelo 1: e-mail de horário da loja nas festas

Use este modelo quando continua aberto, mas com horário diferente. Uma lista dia a dia lê-se mais depressa do que um parágrafo.

Assunto: O nosso horário de festas: abertos até às 15h no dia 24, fechados no dia 25
Assunto alternativo: Horário de Natal na [Nome da loja], de 24/12 a 2/1
Texto de pré-visualização: O horário habitual volta na segunda-feira, 4 de janeiro.

Olá, [Nome],

Este é o nosso horário durante as festas na [Nome da loja, morada]:

Quinta-feira, 24 de dezembro: 9h – 15h
Sexta-feira, 25 de dezembro: fechado
Sábado, 26 de dezembro: 10h – 19h
De segunda, 28, a quarta-feira, 30 de dezembro: 10h – 20h
Quinta-feira, 31 de dezembro: 9h – 15h
Sexta-feira, 1 de janeiro: fechado
Sábado, 2 de janeiro: 10h – 19h

O horário habitual volta na segunda-feira, 4 de janeiro. A nossa loja online fica sempre aberta: [link].

Precisa de alguma coisa antes do dia 24? Compre online e levante na loja até [data] às [hora].

Obrigado pela preferência este ano, até breve.
[Nome], [Nome da loja]

Modelo 2: e-mail de escritório fechado para as festas

É o clássico aviso de «escritório encerrado para as festas» para empresas de serviços, agências, gabinetes de contabilidade, escritórios de advogados e fornecedores B2B. Vai para clientes, não só para assinantes.

Assunto: Escritório encerrado de 24/12 a 1/1, voltamos segunda, 4 de janeiro
Assunto alternativo: Encerramento de fim de ano da [Empresa]: datas e contato urgente

Caro/a [Nome],

O nosso escritório estará encerrado de quinta-feira, 24 de dezembro de 2026, a sexta-feira, 1 de janeiro de 2027. Reabrimos na segunda-feira, 4 de janeiro, às 9h [fuso horário].

Para que os seus projetos sigam o seu curso:

• Envie-nos os documentos ou aprovações de que precisamos até sexta-feira, 18 de dezembro.
• Os pedidos recebidos durante o encerramento serão tratados por ordem de chegada a partir de 4 de janeiro.
• Para urgências reais ([definir: ex. site em baixo, prazo legal]), contacte [nome] em [e-mail] ou pelo [número de piquete].

Obrigado pela confiança este ano. Contamos consigo em 2027.
[Nome], [Empresa]

Modelo 3: aviso de atendimento ao cliente reduzido

Use esta versão quando não fecha por completo, mas trabalha com uma equipa mínima. O importante é indicar o tempo de resposta que consegue mesmo cumprir, não o habitual.

Assunto: Suporte nas festas: o que esperar de 24/12 a 3/1
Texto de pré-visualização: Continuamos aqui, com uma equipa menor e respostas um pouco mais lentas.

Olá, [Nome],

Entre quinta-feira, 24 de dezembro, e domingo, 3 de janeiro, a nossa equipa de suporte trabalha em horário reduzido:

• E-mail e chat: de segunda a sexta, das 10h às 14h [fuso horário]. Fechado a 25 de dezembro e 1 de janeiro.
• Tempo de resposta previsto: até 1 dia útil (normalmente em menos de 4 horas).
• Problemas críticos ([definir: ex. serviço em baixo, falha de pagamento]): [e-mail ou telefone prioritário], 7 dias por semana.
• Respostas às perguntas frequentes: [link para a central de ajuda].

O horário completo regressa na segunda-feira, 4 de janeiro.
Obrigado pela paciência e bom descanso.
A equipa de suporte da [Empresa]

Vai fechar para as festas? Prepare já o aviso, o lembrete e a mensagem de reabertura, e deixe que os e-mails automáticos do Mailpro os enviem enquanto está fora.

Modelo 4: pausa nos envios e no processamento de encomendas

Para uma loja online, a data mais importante não é o encerramento em si, mas o último dia para encomendar com entrega antes do Natal. Consulte as datas-limite publicadas pelas suas transportadoras antes de a escrever e deixe um dia de margem.

Assunto: Encomende até segunda, 21/12, para receber antes do Natal
Assunto alternativo: Envios nas festas: últimas datas de encomenda e a nossa pausa

Olá, [Nome],

Um resumo rápido sobre os envios da [Nome da loja] nas festas:

• Encomende até segunda-feira, 21 de dezembro, às [hora], para entrega normal antes de 25 de dezembro ([país/zona]).
• Encomende até terça-feira, 22 de dezembro, às [hora], com envio expresso.
• O nosso armazém está fechado de 24 de dezembro a 3 de janeiro. Pode continuar a encomendar online: as encomendas feitas durante a pausa saem a partir de segunda-feira, 4 de janeiro, por ordem de chegada.
• Devoluções: artigos comprados a partir de [data] podem ser devolvidos até [data].
• Os cartões-presente são enviados por e-mail na hora, mesmo durante a pausa.

Dúvidas sobre uma encomenda? [Link de seguimento] ou [e-mail de suporte]; respondemos a partir de 4 de janeiro.

Obrigado pelas suas encomendas este ano.
[Nome da loja]

Envie esta versão primeiro aos clientes com encomendas em curso e aos compradores recentes. Vale a pena acrescentar também a última data de encomenda no próprio e-mail de confirmação de encomenda, para que os novos compradores a vejam depois de pagar.

Modelo 5: texto da resposta automática de ausência

A resposta automática de ausência chega a todos os que não leram o seu e-mail. Mantenha-a curta, ponha a data de regresso na primeira linha e indique uma única via para urgências. Ative-a em todos os endereços partilhados, não só nas caixas pessoais.

Versão curta (caixa pessoal):

Obrigado pela sua mensagem. Estou ausente até segunda-feira, 4 de janeiro, e responderei quando regressar. Para assuntos urgentes, contacte [nome] em [e-mail].

Versão da empresa (suporte@, info@, encomendas@):

Assunto: Recebemos a sua mensagem: fechados até 4 de janeiro

Olá,

Obrigado por contactar a [Empresa]. A nossa equipa está encerrada de 24 de dezembro a 1 de janeiro e responderá à sua mensagem a partir de segunda-feira, 4 de janeiro, por ordem de chegada.

Entretanto: acompanhe a sua encomenda em [link] e encontre respostas em [link para a central de ajuda]. Para problemas urgentes de [definir], ligue para [número de piquete].

Boas festas,
A equipa da [Empresa]

Dois conselhos práticos: marque «responder só uma vez a cada remetente» se o seu programa de e-mail o permitir, para que uma conversa longa não gere uma resposta a cada mensagem; e não ponha um telemóvel pessoal numa resposta automática que qualquer pessoa, incluindo spammers, pode acionar.

Modelo 6: SMS de horário de festas

O SMS é o canal certo para o lembrete de última hora, na véspera do encerramento, para clientes com uma marcação ou uma encomenda pendente. Um segmento de SMS comporta 160 caracteres padrão (GSM-7). Atenção em português: ã, õ, ç, á, í, ó, ú, ê e â não fazem parte desse conjunto (o é faz), por isso uma única palavra como «então» ou «às» passa a mensagem para Unicode e reduz o limite para 70 caracteres por segmento. A nossa FAQ sobre o limite de caracteres de um SMS explica como os segmentos são contados.

Lembrete de encerramento (130 caracteres):
[Marca]: fechados de 24/12 a 1/1. Encomendas online saem a partir de seg 4/1. Ajuda: [link]. Boas festas! STOP para sair

Lembrete de marcação (139 caracteres):
[Marca]: ultimas marcacoes antes da pausa na qua 23/12. Reabrimos seg 4/1 as 9h. Marque aqui: [link]. Boas festas! STOP para sair

As contagens incluem 8 caracteres para [Marca] e um link curto de 15. Escreva sem til, cedilha e acentos agudos (exceto é) e use hífen reto para manter a mensagem em GSM-7, envie só para contatos que aceitaram receber os seus SMS e envie em horário comercial. Pode agendar o SMS para 23 de dezembro e esquecer o assunto.

Onde mais publicar o seu horário de festas?

Publique o seu horário de festas em todos os sítios que os clientes consultam antes de o contactar: site, Google, telefone e caixa de e-mail. Um bom e-mail não serve de nada se o Google Maps continuar a mostrar «Aberto» no dia 25 de dezembro.

Como configurar o horário de festas no Perfil da Empresa no Google?

Abra o seu Perfil da Empresa (pesquise o nome do seu negócio no Google ou no Maps com a sessão iniciada), escolha Editar perfil, depois Horário e a seguir Horário especial. Adicione cada data e marque-a como «Fechado» ou indique o horário reduzido. O Google costuma sugerir os próximos feriados para confirmar. Faça-o para cada loja: sem horário especial, o Google continua a mostrar o horário habitual e os clientes podem encontrar a porta fechada.

O que deve dizer o banner de festas do site?

O banner de festas deve caber numa linha no telemóvel: as datas, a única coisa que continua a funcionar e um link. Por exemplo: «Horário de festas: fechados de 24/12 a 1/1. Encomendas feitas hoje saem a 4/1. Ver detalhes». Evite pop-ups para isto: um banner informa sem bloquear a página.

Como enviar o aviso de encerramento a todos os clientes?

Envie o aviso de encerramento como um e-mail simples, centrado no texto, aos clientes a quem ele realmente diz respeito, segmentados pelo que precisam de saber. Três grupos cobrem a maioria dos casos:

• Clientes com encomendas, marcações ou projetos em curso: recebem primeiro a versão mais específica (modelo 2, 3 ou 4) e o SMS na véspera.
• Clientes ativos nos últimos 12 meses: recebem o aviso geral (modelo 1 ou 2).
• Assinantes da newsletter: veem as datas na newsletter de dezembro ou num e-mail curto dedicado.

Um aviso que só dá datas e informação de serviço é uma mensagem de serviço. Mas se lhe juntar um código de desconto ou um produto em destaque, passa a ser comunicação comercial: em Portugal, isso exige consentimento prévio do destinatário (salvo a exceção para clientes com produtos semelhantes) e um link de cancelamento; no Brasil, a LGPD pede uma base legal clara e respeito pelos pedidos de descadastro. Na dúvida, mantenha o aviso limpo e ponha a promoção numa campanha à parte.

Por fim, evite as armadilhas clássicas de dezembro: um vago «fechados até depois das festas», o fuso horário esquecido e uma resposta automática sem data de regresso. A nossa lista de erros de e-mail nas festas a evitar cobre o resto da temporada, e nos nossos modelos de férias encontra layouts prontos para o aviso.

Perguntas frequentes

Com quanta antecedência enviar o e-mail de encerramento para as festas?

Envie o primeiro e-mail de encerramento duas a três semanas antes de fechar, e nunca menos de dez dias antes. Depois, um lembrete cerca de uma semana antes e um SMS na véspera para clientes com encomendas ou marcações pendentes.

Como dizer de forma profissional que o escritório fecha nas festas?

Dê os factos na primeira frase: «O nosso escritório estará encerrado de quinta-feira, 24 de dezembro, a sexta-feira, 1 de janeiro, e reabre na segunda-feira, 4 de janeiro, às 9h.» Depois explique como os pedidos serão tratados e quem contactar em caso de urgência. O tom profissional nasce da precisão, não da formalidade.

Devo incluir votos de boas festas no aviso de encerramento?

Basta uma frase de despedida, como «Obrigado pela confiança este ano.» Guarde a mensagem de boas festas completa para um e-mail à parte, para que o aviso continue curto e as datas fiquem bem visíveis.

Preciso de atualizar o Google se já avisei os clientes por e-mail?

Sim. Muitas pessoas consultam a Pesquisa Google ou o Maps antes de ir à loja ou ligar, e podem nunca ver o seu e-mail. Configure o horário especial no Perfil da Empresa no Google para cada dia fechado ou com horário reduzido, em cada loja.

O que deve dizer uma mensagem de ausência nas festas?

Uma mensagem de ausência deve dar a data de regresso na primeira linha, dizer quando chegará a resposta e oferecer uma via para urgências. Normalmente, três frases chegam.