E-mail de convite para evento: 10 modelos para eventos presenciais (com assunto)

E-mail de convite para evento: 10 modelos para eventos presenciais

Um e-mail de convite para evento com uma estrutura testada — assunto, pré-cabeçalho, texto e botão de confirmação — permite convidar seus contatos para um evento presencial em poucos minutos, sem começar do zero. Abaixo você encontra 10 modelos de convite para evento por e-mail para copiar e adaptar, do «save the date» à última chamada, além do cronograma de envio que liga todos eles e uma forma simples de reunir as confirmações com um formulário de inscrição.

Este guia trata de eventos em que as pessoas participam pessoalmente: dias de portas abertas, eventos na loja, conferências, encontros de networking, festas de lançamento e workshops. Se o seu evento é online, veja o nosso guia de marketing por e-mail para webinars.

Principais pontos

• Todo e-mail de convite para evento tem a mesma base: o quê, quando, onde, por que vale a pena ir e um único botão para confirmar presença.
• Eventos presenciais exigem informações que eventos online dispensam: endereço, link do mapa, estacionamento ou transporte, traje, acessibilidade e se é possível levar acompanhante.
• Envie uma sequência, não um único e-mail: save the date, convite, lembrete e última chamada têm funções diferentes.
• Reúna as confirmações com um formulário de inscrição: você terá uma lista de convidados organizada, o número exato de participantes e as informações necessárias (restrições alimentares, escolha de sessão) em um só lugar.
• Envie lembretes só para quem não respondeu e confirmações só para quem respondeu.

O que um e-mail de convite para evento deve conter?

Um e-mail de convite para evento deve responder a cinco perguntas em poucos segundos de leitura: que evento é, quando acontece, onde, por que o leitor deveria ir e como dizer sim. Todo o resto serve de apoio a esses cinco pontos.

Um bom e-mail de convite é curto: um título, dois ou três parágrafos curtos ou tópicos, o bloco de informações e o botão. Se a programação for longa, coloque um link para a página do evento em vez de colar tudo no e-mail.

Quando enviar cada e-mail de convite para evento?

Para a maioria dos eventos presenciais, envie o primeiro e-mail com algumas semanas de antecedência e chegue ao dia com duas ou três mensagens mais curtas. Quanto maior o evento e mais longe os convidados precisarem se deslocar, mais cedo você deve começar. O cronograma abaixo é um ponto de partida prático; ajuste-o ao seu público e à antecedência com que ele costuma se planejar.

Envie num dia e horário em que o seu público lê e-mails. Se você tem dados de campanhas anteriores, use-os para escolher o horário que funcionou melhor com a sua lista.

10 modelos de e-mail de convite para evento (com assunto)

Cada modelo de convite para evento abaixo traz opções de assunto, um pré-cabeçalho e o texto do e-mail. Substitua tudo o que está entre [colchetes] pelos seus dados. Os textos são exemplos: mantenha a estrutura e adapte o tom ao da sua marca.

1. Modelo de save the date

Quando usar: a data e a cidade estão definidas, mas a programação completa ainda não. O único objetivo é fazer as pessoas reservarem a data na agenda.

Assuntos:

• Save the date: [Nome do evento], [data]
• [Nome], reserve o dia [data] para nós
• Anote na agenda: [Nome do evento] volta a [cidade]

Pré-cabeçalho: Programação completa e inscrições em breve.

Olá, [Nome]!

Reserve a data: [Nome do evento] acontece em [dia, data] em [cidade]. Vamos reunir [público] para um dia dedicado a [benefício principal].

As inscrições abrem em [data]. Adicione a data ao seu calendário agora mesmo e enviaremos o seu convite pessoal assim que a programação estiver pronta.

[Botão: Adicionar ao meu calendário]

Até lá,
[Nome], [Empresa]

2. Modelo de convite formal

Quando usar: a ocasião pede um tom clássico — um jantar de aniversário da empresa, uma premiação, uma noite de gala para clientes, uma inauguração oficial.

Assuntos:

• Convite: [Nome do evento], [data]
• [Empresa] tem o prazer de convidá-lo(a) em [data]
• Convite especial para [Nome do evento]

Pré-cabeçalho: Pedimos a gentileza de confirmar até [prazo].

Prezado(a) [Tratamento] [Sobrenome],

[Nome da empresa] tem o prazer de convidá-lo(a) para [Nome do evento], em comemoração a [ocasião], no dia [dia, data], às [horário], em [local, endereço completo].

A noite contará com [jantar / discursos / premiação] e terminará por volta das [horário de término]. Traje: [esporte fino / passeio completo].

Será uma honra contar com a sua presença. Pedimos a gentileza de confirmar até [prazo].

[Botão: Responder ao convite]

Atenciosamente,
[Nome], [Cargo], [Empresa]

3. Modelo de convite para dia de portas abertas

Quando usar: você abre as portas — um escritório novo, uma escola, um showroom, um imóvel, um espaço reformado — e os convidados podem passar dentro de um horário.

Assuntos:

• Venha nos visitar: portas abertas em [data], das [hora] às [hora]
• [Nome], [dia] nossas portas estão abertas para você
• Passe quando quiser entre [hora] e [hora] do dia [data]

Pré-cabeçalho: Visitas guiadas a cada hora, e o café é por nossa conta.

Olá, [Nome]!

No dia [dia, data], das [hora] às [hora], vamos abrir nossas portas e adoraríamos receber você.

• Visitas guiadas a cada [30/60] minutos
• Conheça [a equipe / os professores / os designers]
• [Coffee break / espaço kids / oferta especial para visitantes]

Venha quando for melhor para você. Diga mais ou menos a que horas pretende chegar e garantimos que alguém esteja livre para mostrar tudo.

[Botão: Vou passar aí]

[Endereço, link do mapa, informações de estacionamento]

4. Modelo de convite para evento na loja

Quando usar: você convida clientes para um momento especial na loja — uma noite de compras exclusiva, uma degustação, o lançamento de uma coleção, uma tarde com o artesão.

Assuntos:

• Você está na lista: noite exclusiva na [Loja], [data]
• [Nome], uma noite só para nossos clientes
• Degustação, música e [oferta] na [Loja] nesta [dia]

Pré-cabeçalho: Portas abertas às [hora]. Vagas limitadas: garanta a sua.

Olá, [Nome]!

No dia [dia, data], das [hora] às [hora], vamos fechar a [Loja] ao público e abri-la só para os nossos clientes.

• Primeira olhada na [nova coleção / nos produtos da estação]
• [Degustação / demonstração ao vivo / consultoria personalizada]
• [Oferta] em todas as compras da noite

Temos espaço para [número] convidados, por isso reserve a sua vaga. Você pode levar um acompanhante.

[Botão: Reservar minha vaga]

[Endereço da loja, horário da noite]

5. Modelo de convite para conferência

Quando usar: você convida para uma programação de um dia ou meio período com palestrantes e sessões, em que inscrição, escolha de sessões e deslocamento importam.

Assuntos:

• [Nome do evento] [cidade]: inscrições abertas
• [Nome], junte-se a [número] [profissionais] no [Nome do evento]
• [Palestrante] e mais [número] palestrantes no [Nome do evento]

Pré-cabeçalho: [Data], [local]. Lote promocional até [data].

Olá, [Nome]!

As inscrições para o [Nome do evento], em [data], no [local], [cidade], estão abertas.

Este ano a programação é dedicada a [tema]. Você vai ouvir:

• [Palestrante 1], [cargo] — [tema da palestra]
• [Palestrante 2], [cargo] — [tema da palestra]
• [Workshop ou painel em destaque]

Sua inscrição inclui [sessões, almoço, materiais, coquetel de networking]. Escolha seus workshops na inscrição: as vagas por sessão são limitadas.

[Botão: Inscrever-me agora]

Vem de outra cidade? [Link para hotéis e informações de transporte.]

O sucesso de uma conferência depende muito do formulário de inscrição. Antes de enviar este e-mail, revise o seu formulário de inscrição para conferência e os erros a evitar.

Está preparando uma sequência de convites, lembretes e confirmações? Com o Mailpro™, a confirmação sai assim que alguém se inscreve e os lembretes ficam programados com antecedência — veja como funcionam os e-mails automáticos.

6. Modelo de convite para evento de networking

Quando usar: o valor do evento são as pessoas presentes — um café da manhã de negócios, um happy hour, um encontro de associados.

Assuntos:

• [Nome], café da manhã com [público] em [data]?
• Conheça [número] profissionais de [setor] em [cidade] nesta [dia]
• Happy hour de networking: [Nome do evento], [data]

Pré-cabeçalho: Informal, sem slides — só boas conversas.

Olá, [Nome]!

Vamos organizar [um café da manhã / um happy hour] informal para [público] no dia [dia, data], das [hora] às [hora], no [local].

Sem apresentações e sem discurso de vendas: só a oportunidade de conhecer [colegas / fundadores / empresários da região] e trocar ideias com [um café / uma bebida]. Entre os convidados já há pessoas de [tipo de empresas].

As vagas são limitadas a [número] para facilitar a conversa. Conte para a gente se você vem.

[Botão: Pode contar comigo]

[Nome], [Empresa]

7. Modelo de convite para festa de lançamento

Quando usar: você comemora algo novo — um produto, uma loja, uma marca, um livro — e quer energia e casa cheia.

Assuntos:

• Você está convidado para o lançamento de [Produto], [data]
• [Nome], esteja com a gente quando apresentarmos [Produto]
• Comemore [Produto] com a gente — o brinde é por nossa conta

Pré-cabeçalho: Demonstração ao vivo, música e uma prévia antes de todo mundo.

Olá, [Nome]!

Depois de [número] meses de trabalho, [Produto] está pronto — e queremos comemorar com as pessoas que nos ajudaram a chegar até aqui.

Esperamos você no dia [dia, data], a partir das [hora], no [local], para:

• Conhecer [Produto] ao vivo, em primeira mão
• [Música / comida / fala rápida do fundador]
• [Oferta de lançamento ou brinde para os convidados]

[Botão: Garantir minha vaga]

Não vai conseguir ir? Responda a este e-mail e enviaremos uma prévia mesmo assim.

8. Modelo de convite para workshop ou curso

Quando usar: os convidados vêm aprender ou fazer algo — um treinamento, uma aula de culinária, uma demonstração prática — e as vagas ou os materiais são limitados.

Assuntos:

• Workshop prático: [tema], [data] — [número] vagas
• [Nome], aprenda [habilidade] em [duração] com [instrutor]
• Aula gratuita de [tema] no [local] nesta [dia]

Pré-cabeçalho: Todo o material incluído. Saia com [resultado].

Olá, [Nome]!

No dia [dia, data], das [hora] às [hora], [nome do instrutor] vai conduzir um workshop prático sobre [tema] no [local].

Em [duração], você vai aprender a:

• [Objetivo 1]
• [Objetivo 2]
• [Objetivo 3]

Nós fornecemos [o material / os equipamentos]. Traga [item, se houver]. A turma é limitada a [número] pessoas para que todos recebam atenção.

[Botão: Reservar minha vaga]

9. Modelo de e-mail de lembrete do evento

Quando usar: as pessoas receberam o convite, mas não responderam. Faça um e-mail mais curto que o convite e acrescente um novo motivo para ir.

Assuntos:

• Lembrete: [Nome do evento] é em [data]
• [Nome], vamos nos ver na [dia]?
• Falta uma semana: [Nome do evento]

Pré-cabeçalho: Novidade deste ano: [palestrante / atividade / oferta].

Olá, [Nome]!

Passando para lembrar que o [Nome do evento] acontece no dia [dia, data], no [local], e ainda não recebemos a sua resposta.

Desde o convite, incluímos na programação [novo palestrante / atividade / oferta].

Responder leva só um minuto.

[Botão: Confirmar presença]

Não vai poder ir desta vez? Clique aqui para nos avisar e não enviaremos mais lembretes sobre este evento.

Para os convidados confirmados, envie outro lembrete na véspera: sem botão de confirmação, só as informações práticas — endereço, horário de início, estacionamento, o que levar e para quem ligar em caso de atraso.

10. Modelo de última chamada

Quando usar: o prazo de confirmação está perto ou as vagas estão acabando. É a última mensagem para quem não respondeu, então transforme o prazo no título.

Assuntos:

• Última chamada: inscrições encerram [dia]
• Restam só [número] vagas para o [Nome do evento]
• [Nome], última chance de estar com a gente em [data]

Pré-cabeçalho: As inscrições encerram [dia] às [hora].

Olá, [Nome]!

Esta é a nossa última mensagem sobre o [Nome do evento]: as inscrições encerram [dia] às [hora].

[Nome do evento] — [data], [hora], [local]. [Uma linha lembrando o principal benefício.]

[Botão: Reservar minha vaga]

Se você já respondeu, obrigado — esperamos você lá.

Precisa de uma base visual para algum deles? Os modelos de e-mail para eventos do Mailpro oferecem layouts prontos para receber esses textos.

Como reunir confirmações com um formulário de inscrição?

A forma mais simples de reunir confirmações é fazer o botão do seu e-mail de convite para evento levar a um formulário de inscrição curto. Todas as respostas chegam a uma única lista, você sabe o número exato de participantes e pode fazer perguntas que uma resposta por e-mail não resolve bem.

1. Monte um formulário curto. Nome e e-mail costumam vir preenchidos ou ser obrigatórios; inclua apenas o necessário para este evento: presença sim/não, número de acompanhantes, restrições alimentares, escolha de sessão, necessidades de acessibilidade. Você pode criar formulários online no Mailpro e colocar o link no e-mail.
2. Defina capacidade e prazo. Informe no e-mail quantas vagas existem e quando as confirmações encerram. Feche o formulário, ou transforme-o em lista de espera, quando atingir a capacidade.
3. Envie uma confirmação imediata. Assim que alguém se inscrever, envie uma confirmação com data, endereço, link do mapa e um link para adicionar o evento ao calendário.
4. Divida a lista pela resposta. Use os resultados do formulário para criar três grupos: confirmados, não vão e sem resposta. Com a segmentação de e-mails, cada grupo recebe só as mensagens destinadas a ele.
5. Lembre as pessoas certas. Lembretes e última chamada vão para «sem resposta»; as informações práticas da véspera, para «confirmados»; «não vão» não recebe mais nada sobre este evento.

Este é um e-mail de confirmação que você pode disparar depois do envio do formulário:

Assunto: Inscrição confirmada: [Nome do evento], [data]

Olá, [Nome]!

Obrigado — sua vaga no [Nome do evento] está confirmada.

[Data], das [horário de início] às [horário de término]
[Local, endereço completo] — [link do mapa]
[Dica de estacionamento ou transporte]

[Botão: Adicionar ao meu calendário]

Seus planos mudaram? Use este link para alterar ou cancelar sua inscrição, assim podemos oferecer sua vaga a outra pessoa.

Qual assunto usar no e-mail de convite?

Os melhores assuntos de convite dizem claramente do que se trata e dão um motivo para abrir, num tamanho que caiba na tela do celular. A maioria dos assuntos acima segue um destes cinco padrões reutilizáveis.

Coloque as palavras mais importantes no início, porque o celular corta assuntos longos. Use o pré-cabeçalho para completar o que não coube no assunto e teste duas versões com parte da lista se o seu público for grande o bastante. Para mais ideias, veja o nosso guia sobre como escrever um assunto de e-mail eficaz.

Como escrever um convite para evento corporativo?

O texto de convite para evento corporativo segue a mesma estrutura de qualquer convite, com três diferenças: um tom mais neutro, a indicação clara de quem está convidado e regras práticas bem definidas. Isso vale também para o convite de evento corporativo digital enviado por e-mail.

• Diga para quem é o convite. «Este convite é válido para você e um acompanhante» ou «Este convite é pessoal e intransferível» evita perguntas constrangedoras na entrada.
• Explique o motivo profissional. Clientes e parceiros aceitam com mais facilidade quando sabem o que vão ganhar: uma prévia, troca com outros profissionais, uma atualização sobre os seus planos.
• Seja preciso na logística. Horário de início e fim, traje, crachá ou documento para entrar no prédio e se o evento terá fotos.
• Envie em nome de uma pessoa. Um convite assinado por um anfitrião identificado, com um endereço de resposta que chegue até ele, parece um convite e não uma campanha.
• Para um convite interno aos colegas (confraternização, integração, evento da empresa), seja breve e inclua o que importa para os funcionários: se é no horário de trabalho, se cônjuges estão convidados e como chegar.

Quais erros fazem um e-mail de convite ser ignorado?

A maioria dos convites falha por motivos práticos, não por causa do design. Fique atento a estes:

• A data ou o endereço estão escondidos embaixo de uma imagem ou no terceiro parágrafo.
• Vários botões competem entre si — «Inscrever-me», «Ver programação», «Siga-nos», «Leia nosso blog». Mantenha uma única ação principal.
• Não há prazo para confirmar, então as pessoas adiam a resposta até esquecer.
• Todo mundo recebe todos os lembretes, inclusive quem já disse sim ou não.
• O e-mail é uma única imagem. Se as imagens estiverem bloqueadas, o leitor não vê nada. Mantenha as informações principais em texto.
• Os convites vão para pessoas que nunca aceitaram receber seus e-mails. Envie para contatos que deram consentimento ou com quem você já tem relacionamento, e inclua sempre um link de descadastro.

Perguntas frequentes

Como fazer um convite para evento por e-mail?

Comece dizendo quem convida e por que o leitor foi convidado, informe data, horário e endereço num bloco claro, liste dois ou três motivos para ir e termine com um único botão de confirmação e um prazo. Mantenha o e-mail curto o suficiente para ser lido no celular sem rolar muito.

Com quanta antecedência enviar um e-mail de convite para evento?

Para um evento local, duas a três semanas costumam bastar. Para uma conferência ou um evento que exige viagem, envie um save the date dois a três meses antes e o convite completo seis a oito semanas antes. Depois, um lembrete para quem não respondeu e uma última chamada antes do prazo.

Qual assunto colocar no e-mail de convite para evento?

Um bom assunto cita o evento ou o principal benefício e, se couber, a data — por exemplo «Você está convidado: Portas Abertas, 10 de maio». Perguntas pessoais funcionam bem em lembretes, e prazos funcionam bem na última chamada.

Quantos lembretes enviar para um evento?

Dois é um máximo razoável para quem não respondeu: um lembrete cerca de uma semana antes do prazo e uma última chamada alguns dias antes do encerramento. Convidados confirmados devem receber só um lembrete prático na véspera.

É melhor enviar o convite por e-mail ou por SMS?

O e-mail é melhor para o convite em si, porque reúne todos os detalhes, o link do formulário e o link do calendário. O SMS funciona bem como lembrete curto no dia do evento para convidados confirmados que aceitaram receber mensagens de texto.