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Devolução de E-mails: Tudo o que Você Precisa Saber

Devolução de E-mails: Tudo o que Você Precisa Saber

Você já selecionou os visuais certos, já segmentou o seu público e já escreveu algumas cópias importantes por e-mail – pronto, você já fez todo o necessário para realizar a sua campanha por e-mail! Mas depois de todo esse esforço, os seus e-mails continuam sendo devolvidos?  

Que a verdade seja dita, o email marketing é complicado. Existem vários fatores que podem influenciar o sucesso ou o fracasso de uma campanha de marketing. Um desses fatores é a Taxa de Devolução de E-mails. Apesar de que as devoluções sejam completamente normais e que você possa ignorar algumas, o problema começa quando essas devoluções começam a acumular.

Além disso, por mais difícil que seja, você não pode evitar as devoluções. Sinto muito, é a mais pura verdade, mas existe uma boa notícia – você pode manter uma taxa saudável de devolução de e-mails! 

Abaixo, nós reunimos tudo o que você precisa saber sobre a devolução de e-mails ou os e-mails devolvidos. Portanto, se você está planejando que os seus e-mails sejam entregues, continue lendo.

¿O que é uma devolução de e-mail?

Uma devolução de e-mail é quando um e-mail não é entregue ao recipiente. Basicamente, um e-mail devolvido quer dizer que a mensagem não foi entregue, e por este motivo, você irá receber uma notificação da falha de entrega.

Há vários motivos pelos quais um e-mail pode ser devolvido, alguns deles são:

  • Reputação de IP ruim: há uma possibilidade de que o endereço IP que você utiliza para enviar os seus e-mails esteja bloqueado. Ele pode ter sido bloqueado pela suspeita de que você esteja realizando golpes por e-mail ou enviando spam.

Para evitar este problema, você deve utilizar algumas técnicas de marketing de alta qualidade, além de garantir que você nunca compre ou alugue listas de e-mails. 

  • A caixa de entrada do recipiente está cheia: Vários provedores de e-mail impõem um limite de armazenamento. Portanto, assim que a caixa de entrada fica cheia, ela irá devolver todas as mensagens recebidas.  
  • O assinante lhe bloqueou: Caso alguém não queira mais receber as suas mensagens, o recipiente tem a opção de lhe bloquear.
  • O servidor está sobrecarregado: Até mesmo o melhor servidor do mundo pode falhar ao lidar com um nível elevado de tráfego. O e-mail pode ter sido devolvido caso o servidor esteja sobrecarregado ou indisponível. Neste caso, será gerada uma devolução leve (soft bounce).
  • O endereço de e-mail do assinante é inválido: Caso o endereço de e-mail do recipiente seja inválido, isso pode gerar uma devolução.
  • O servidor recipiente não aprovou o seu conteúdo: O seu e-mail deve ser autêntico o suficiente para que o recipiente possa aprová-lo como confiável.      

¿Quais são os aspectos de uma mensagem de devolução?  

A mensagem de devolução contém as informações que irão lhe ajudar a identificar o motivo por trás da falha de entrega do seu e-mail. Ela contém:

  • A data e a hora em que o e-mail foi devolvido
  • O servidor de e-mail que o devolveu
  • O motivo por trás da devolução, junto ao código RFC

Tipos de devolução

Soft bounce (devolução leve):

Os soft bounces, ou as devoluções leves, são motivos temporários pelos quais o e-mail não pôde ser entregue. Este tipo de devolução indica que o endereço de e-mail é válido e que a mensagem de e-mail foi recebida pelo servidor de e-mail do recipiente. Porém, a mensagem não foi capaz de ser entregue ao recipiente.

Os motivos mais comuns para a devolução do e-mail podem ser:

  • O servidor estava indisponível: Há vários casos em que períodos de manutenção em serviços de comunicação causam devoluções temporárias. Após o término da manutenção, o seu servidor irá entregar o e-mail.
  • A caixa de entrada estava cheia: Se o seu contato por e-mail estiver com a sua caixa de entrada sobrecarregada, o servidor pode rejeitar o e-mail. Geralmente, estas são falhas temporárias. Assim que houver espaço disponível, o servidor aceitará o e-mail para a entrega. Em alguns casos, as caixas de entrada cheias podem causar imediatamente devoluções graves (hard bounces).
  • A mensagem era muito longa: Caso a mensagem seja grande demais para o sistema do recipiente, isso também pode gerar uma devolução leve (soft bounce).
  • Lista cinza (greylisting): Neste tipo de filtragem de spam, os e-mails sofrem atrasos intencionais. Quando o servidor tenta enviar a mensagem, o servidor do recipiente emite uma resposta de erro temporário (421).

Após algum tempo, o servidor tenta reenviar o e-mail assim que o servidor do recipiente for capaz de aceitá-lo.      

Hard bounce (devolução grave):

Um hard bounce, ou uma devolução grave, é quando uma mensagem é recusada permanentemente.

Portanto, você deve tratar bem seriamente as devoluções graves. Assim que você receber uma devolução grave de um endereço de e-mail, imediatamente exclua aquele recipiente de sua lista de assinantes. 

  • Erro de domínio desconhecido: Esta devolução ocorre quando o domínio que você utilizou não consegue ser processado por um servidor DNS ou não existe. Os erros de domínio não são tão comuns e estas mensagens de erro costumam variar significantemente.
  • Usuários desconhecidos: Os usuários desconhecidos são uma das grandes causas por trás das devoluções graves. Há uma variedade de erros que podem causar estes problemas, como por exemplo:
  • Não há uma caixa de entrada atualmente disponível para este nome
  • Esse usuário não está disponível
  • O endereço do recipiente foi rejeitado
  • O recipiente não pôde ser alcançado
  • Filtragem de spam: Caso o seu domínio possua um histórico de encaminhamento de e-mails de spam ou caso o seu endereço IP esteja em uma lista negra, o seu e-mail pode ter sido bloqueado.
  • Regras de filtragem de e-mails: Além da filtragem de spam, alguns sistemas podem utilizar regras de filtragem de e-mails. Estes filtros podem analisar tanto os e-mails recebidos quanto os e-mails enviados.
  • Servidor do recipiente mal configurado: A configuração falha no servidor do recipiente pode gerar devoluções. Neste caso, você pode não receber um erro específico, mas sim um relatório de falha de entrega.
  • Problemas com arquivos anexados: Maior parte dos servidores de e-mail limitam o tipo e o tamanho de um anexo por questões de desempenho e de segurança. Assim como as regras de filtragem de e-mails, esta filtragem pode ser feita tanto em e-mails enviados quanto em e-mails recebidos. O tipo de devolução de e-mail mais frequente é causado por um arquivo de anexo cujo tamanho é excedente ao permitido.

¿Quando uma devolução leve se torna uma grave?

Quando um endereço de e-mail efetua uma devolução leve (soft bounce) cinco vezes, sem haver cliques ou aberturas durante este período, o endereço é automaticamente convertido em uma devolução grave (hard bounce).

No entanto, quando um assinante interage com um e-mail, o número de devoluções registradas para este endereço (se houver alguma) é redefinido.

¿Como melhorar a sua taxa de entrega?

A taxa de devolução de e-mails pode ser reduzida ao utilizar os seguintes métodos:

  • Utilize o sistema de double opt-in: Um sistema de double opt-in (consentimento duplo) é uma forma bastante útil de receber a permissão dos seus assinantes para enviar as suas campanhas por e-mail. Com este método, o contato deve primeiro responder a uma confirmação por e-mail antes que ele possa ser adicionado à sua lista de endereços. 

Já que endereços de e-mail inválidos não serão capazes de serem adicionados à sua lista, você poderá então reduzir a sua taxa de devolução. 

  • Mantenha a sua lista em boas condições: Verifique a sua lista diariamente para que você possa excluir os endereços de e-mail inválidos e os inativos. Manter a sua lista de endereços limpa é uma técnica comprovada que irá gerar maiores taxas de entrega. 
  • Monitore a entrega dos e-mails: Você pode utilizar um programa ou software online como o Mailpropara monitorar as suas taxas de entrega de e-mails ao monitorar as suas taxas de resposta e as suas taxas de devolução. Com o monitoramento simples, você pode saber de falhas em potencial antes que elas ocorram ou antes que elas causem grandes prejuízos. 
  • Não alugue, compre ou colha endereços de e-mail: Comprar a sua lista de e-mails pode lhe gerar um negócio rápido, mas não dá para confiar na qualidade dessas listas. Em casos assim, há um risco maior de enviar os seus e-mails para endereços inválidos e acabar entrando numa lista negra.  
  • Verifique a validade da mensagem em filtros de spam: Os filtros de conteúdo podem bloquear várias mensagens. Você pode reduzir essas taxas de devolução ao identificar o problema e resolvê-lo. 
  • Realize a autenticação de seus e-mails: Outra técnica é passar os seus e-mails pelo sistema DKIM (E-mail Identificado por Chave de Domínio) para garantir a autenticidade e aumentar as taxas de entrega dos seus e-mails. Para gerar registros de DKIM e de SPF, visite o link “Configurações de Serviço” e escolha “Autenticação de E-mails.”

¿De que formas a taxa de devolução pode afetar a entrega?

  • Lista negra: Taxas de devolução frequentemente registradas fazem com que o endereço IP do remetente seja enviado a listas negras gerenciadas pelos provedores de internet e por algumas organizações anti-spam.
  • Prejuízo financeiro: Já que os provedores de serviços por e-mail lhe cobram por cada mensagem que você envia, os endereços de e-mail inválidos aumentam o custo de suas campanhas por e-mail sem gerar algum retorno sobre investimento.
  • Posicionamento baixo na caixa de entrada: Os provedores de caixas de entrada monitoram as taxas de devolução de cada campanha que você envia e utilizam estes dados para decidir onde encaminhar os seus e-mails no futuro. Vários provedores de caixas de entrada são conhecidos por bloquear o domínio do e-mail do remetente por realizar envios repetidos a endereços de e-mail de domínios inexistentes.
  • Reputação baixa: O provedor da caixa de entrada observa e monitora os endereços IP que frequentemente enviam mensagens a usuários inválidos. Eles até ajustam a reputação do remetente de acordo com isso.
  • Contas suspensas: Os provedores de serviços por e-mail possuem uma política rígida quanto às taxas de devolução e de reclamações. Eles irão suspender a conta do usuário imediatamente caso a campanha enviada pelo mesmo gere uma taxa de reclamações superior ao limite autorizado pelo provedor de internet. Eles fazem isso porque altas taxas de devolução podem levar os seus endereços IP de envio a uma lista negra e potencialmente afetar os outros usuários que utilizam os seus serviços.

¿Como consertar a taxa de devolução?

Certifique-se de possuir um endereço de e-mail válido. Preste atenção em erros de digitação simples, espaços adicionais ou símbolos de arromba (@).

Caso você não tenha sucesso temporariamente, aguarde um pouco e envie o e-mail em seguida. O seu servidor de e-mails deve reenviar a mensagem automaticamente.

Caso você receba uma devolução grave com a mensagem de erro 550, você irá precisar entrar em contato com o seu provedor de serviços por e-mail. O provedor ou o administrador de seu e-mail pode revisar a devolução e consertar o erro.

Se você lhe fornecer o cabeçalho do e-mail de sua devolução, o administrador do seu e-mail pode rapidamente detectar o problema na maioria dos casos. Caso você esteja em uma lista negra, você terá que recorrer a programas ou softwares como o Mailpro.

¿Como verificar a taxa de devolução dos meus e-mails?

Após enviar um e-mail aos seus recipientes, você deve monitorar os resultados para ver quais áreas precisam ser melhoradas. O programa ou software de serviços por e-mail do Mailpro fornece o monitoramento de estatísticas gerais para as suas campanhas por e-mail. Assim que você enviar os seus e-mails aos seus contatos, este software irá começar a monitorar as estatísticas e a analisar a taxa de entrega de e-mails, além do nível de reação de suas campanhas por e-mail.

O Mailpro mantém a taxa de devolução no nível mais baixo possível para que você possa entregar o máximo de e-mails que desejar. Além de monitorar as taxas de aceitação de e-mail dos endereços IP de envio, nós utilizamos alguns algoritmos para ajustar as taxas de envio e os endereços IP utilizados.    

¿Por que escolher o Mailpro?

Com o Mailpro, você tem acesso a um resumo completo e detalhado de todas as suas campanhas. Estes números exibem os resultados do comportamento de todas as suas campanhas em tempo real. O programa ou software lhe permite analisar e compreender facilmente o comportamento de suas campanhas atuais, além de suas campanhas passadas.

Com o Mailpro, você consegue ver e calcular os resultados, que irão te revelar o que você está fazendo de errado e te dizer como você pode reduzir as suas taxas de devolução.

Além disso, o software lhe fornece detalhes de suas campanhas com gráficos, que resumem a taxa de entrega de e-mails e o nível de reação de suas campanhas por e-mail. Se você deseja receber uma visualização de estatísticas mais detalhada, nós temos vários planos para você. Você pode dar uma olhada neles agora mesmo.

Além do monitoramento e das estatísticas de suas campanhas, o Mailpro também pode lhe ajudar com o gerenciamento de contatos, com a automatização de e-mails, com as campanhas de email marketing, com o envio de campanhas por SMS, com o servidor SMTP, com as taxas de entrega, com o roteamento de e-mails e muito mais.     

Considerações finais

As taxas de devolução estão associadas diretamente à qualidade de sua lista de assinantes. Para que uma lista saudável, a base de consentimento mantenha os seus assinantes ativos, você precisa ter uma taxa de devolução baixa. Altas taxas de devolução são geradas pela forma inadequada como você gerencia ou expande a sua lista.        

Uma lista de e-mails saudável deve gerar taxas de devolução entre 2 e 3%. Portanto, caso você esteja recebendo altas taxas de devolução frequentes, você precisa identificar o problema e tomar uma ação imediata para manter a sua taxa de devolução sob controle.

O Mailpro pode ajudar a investigar a causa por trás do aumento em suas taxas de devolução e trabalhar em uma forma para resolver os seus problemas, por isso, entre em contato com a gente. Se as suas taxas de devolução continuam crescendo, isso pode levar à suspensão de sua conta. Para evitar que isso aconteça, você deve começar a usar um software ou programa de email marketing disponível online.

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